Maradjunk fókuszban: tippek a munkahelyi koncentráció fenntartásához

Ezek, illetve az egyéb zavaró tényezők hatására aztán könnyen azon kaphatjuk magunkat, hogy alig haladtunk a munkákkal és teljesen megúsztunk a tennivalóinkkal. Jó hír ugyanakkor, hogy ennek nem kell kötelező érvényűnek lennie, és tudunk lépéseket tenni a munkahelyi koncentrációnk fenntartása érdekében. A következőkben bemutatjuk, hogy milyeneket!

Mindennek az alapja a megfelelő munkakörnyezet

A megfelelő koncentrációt gyakran már maga a munkakörnyezet ellehetetleníti. Ha sok zavaró tényező vesz minket körbe, illetve rendetlenség uralkodik az íróasztalunkon, akkor szinte biztosak lehetünk benne, hogy azt megsínyli a figyelmünk. Éppen ezért törekednünk kell az asztalunk rendben tartására, egy letisztult környezet megteremtésére. Ehhez mindenképpen használjuk mappákat és irattartókat, hisz ily módon könnyen minimalizálhatjuk az asztalunkon feltornyosuló papírokat, ráadásul ezen dokumentumok visszakeresése is sokkal egyszerűbb lesz. Fontos továbbá, hogy legyen mellettünk közvetlenül egy szemetes, hogy a felesleges iratoktól és egyéb tárgyaktól azonnal megtudjunk szabadulni. Ne feledkezzünk meg emellett a rendszeres takarításról sem, ami a munkakörnyezetet és a munkaeszközöket egyaránt érintse. Mindezen kívül pedig fordítsunk gondot a gyakori szellőztetésre is, hisz a friss levegő ugyancsak jelentős mértékben hozzájárulhat a koncentrációnk fenntartásához.

A multitasking, mint koncentrációt hátráltató tényező

Egy meglehetősen általános tévhit a munkavállalók között, hogy egyszerre több feladatnak nekikezdve javítani tudják a munkavégzésük hatékonyságát. A felvetés elsőre logikusnak tűnhet, hisz könnyen azt gondolhatjuk, hogy a feladatokat párhuzamosan végezve jelentős időmennyiség megspórolható. A valóság – illetve az erre irányuló kutatások – viszont korántsem ezt mutatják. Az igazság ugyanis az, hogy ilyenkor valójában nem párhuzamosan folytatjuk ezen tevékenységeket, hanem csak ugrálunk közöttük, folyamatosan váltogatva a fókuszt. Ennek pedig a koncentráció látja a kárát, aminek hatására többet fogunk hibázni, ráadásul az idő tekintetében is megcsúszhatunk.

Nem is beszélve a további hátrányokról, amikbe egyebek mellett a megnövekedett stressz, a mentális fáradtság és az állandó nyugtalanság érzete is beletartozhat. Ráadásul a multitaskinggal kapcsolatos negatív szokások előbb-utóbb nem csak a munkahelyen, hanem a munkán kívül is éreztetik majd hatásukat. Könnyen azon kaphatjuk magunkat például, hogy már egy rövid filmet sem tudunk megnézni anélkül, hogy ne keresnénk valamilyen pótcselekvést. Persze ez csak egy nagyon egyszerű és szemléletes példa volt, nagyobb súlyú dolgoknál (pl. vizsgafelkészülés) a hatások még inkább zavaróak lehetnek.

Mindezeknek a melegelőzése érdekében tanácsos a munkavégzés során priorizálni, és egyfajta to-do list szerint alakítani a napirendünket, amiről folyamatosan lehúzhatjuk a már teljesített feladatokat. Emellett pedig érdemes kiiktatnunk minden olyan tényezőt – gondolunk itt elsősorban a telefonunk rezgéseire, hangjelzéseire –, amelyek elterelhetik a gondolatainkat és arra késztethetnek, hogy megosszuk a figyelmünket.  

Technikák a koncentráció fenntartásához

A munkavégzés során a koncentráció fenntartásához ügyesen kell bánnunk az idővel, továbbá a feladatok megoldásának módját is helyesen kell megválasztanunk. Előbbi esetében elsősorban a Pomodoro technika említendő, amelynek révén úgy tudjuk hosszabb ideig fenntartani a koncentrációnkat, hogy közben kevésbé fáradunk el. A módszer lényege, hogy a munkavégzést rövid, mindössze 25 perces szakaszokra bontjuk, s egy-egy szakasz között 5 perc pihenőt tartunk. Ezt négyszer megismételjük, majd egy hosszabb, körülbelül 20-30 perces szünetre megyünk, amelynek során megebédelhetünk, illetve frissítőt vehetünk magunkhoz mielőtt újból munkába állnánk. Ha a pozíciónk, illetve a munkarendünk megengedi ezt a fajta rugalmasságot, mindenképpen tanácsos lehet kipróbálni ezen technikát, mivel segítségével hatékonyabban oszthatjuk be energiáinkat, őrizhetjük meg a feladatokhoz szükséges figyelmet.

Ha pedig már a feladatoknál és azok megoldásánál tartunk, mindenképpen érdemes megemlítenünk a SMART technikát is. Ez a módszer kifejezetten a bonyolultabb és összetettebb napi, illetve hosszabb távú teendők esetén alkalmazandó. Lényege, hogy a SMART betűszó elemeihez igazítsuk munkavégzésünket az alábbi módon:

• Specific, azaz konkrét, pontos. Határozzuk meg, hogy pontosan mit kell tennünk.

• Measurable, azaz mérhető. Döntsük el, hogy miként mérjük az előrehaladásunkat.

• Achievable, azaz elérhető. Értékeljük, hogy reális-e feladat elvégzése a határidőre.

• Relevant, azaz releváns. Döntsünk, hogy az adott feladat releváns-e a célt illetően.

• Timely, azaz időhöz kötött. Mérjük fel, hogy mikorra kell végeznünk.

Ez alapján a nagyobb, komplexebb feladatokat kisebb részegységekre bonthatjuk, aminek révén könnyebben kikövetkeztethetjük, hogy mi a következő lépés, mihez kell nyúlnunk. Így összességében nem csak a koncentrációnkat, de a motivációnkat is hosszabb távon tarthatjuk fennt.

Megfelelő étrend, elegendő alvás

Végezetül pedig a koncentrációnk fenntartása érdekében oda kell figyelnünk az egyes szükségleteinkre is, beleértve többek között a megfelelő étkezést és az elegendő alvást. Előbbi kapcsán elsősorban az hangsúlyozandó, hogy a munkahelyen igyekezzünk kisebb adagokat enni, és próbáljunk olyan ételeket választani, amelyek nem tartalmaznak túl sok zsírt. Utóbbit illetően pedig a 7-8 órás alvás fontosságára hívnánk fel a figyelmet, aminek a nem teljesülése negatívan befolyásolhatja a kognitív képességeket, a figyelmet és a munkamemóriát. Törekedjünk tehát arra, hogy minél inkább közelítsünk ezen alvásmennyiséghez, és ne a bevitt koffeintől várjuk a csodát.

VeszpremAllas.hu / N.G.